9 hábitos que prejudicam a produtividade

1. SEMPRE DISPONÍVEL
As interrupções e a dificuldade de dizer não estão entre as maiores ameaças à produtividade. Elas desconcentram o profissional e fazem com que ele assuma muitas responsabilidades ao mesmo tempo, o que aumenta a probabilidade de erros.

2. COMUNICAÇÃO FALHA
Um problema recorrente nas empresas são pedidos mal explicados e/ou mal entendidos, fazendo com que uma tarefa tenha que ser corrigida ou mesmo refeita. Meira, da Franklin Covey, recomenda sempre conferir a comunicação: quem ouve deve explicar para quem fala o que entendeu, para garantir que todos tenham uma ideia clara do que deve ser feito.

Outro hábito contraprodutivo na área de comunicação é a atitude puxa-saco, afirma Kátia Campelo, mentora da organização de fomento ao empreendedorismo Endeavor.

O puxa-saco quer agradar a qualquer custo, então ele perde muito tempo e energia pensando em como ser aceito, avalia.

Desse modo, ele acaba assumindo atividades para as quais não é qualificado, o que prejudica a sua produtividade e a de sua equipe.

3. REUNIÕES DESNECESSÁRIAS
As empresas fazem reuniões em excesso e as organizam mal, de acordo com os especialistas. O tempo é perdido com assuntos que poderiam ser resolvidos por outros meios, como e-mail, e envolvendo um número menor de pessoas.

Quando tem muita reunião, os funcionários não trabalham e acabam fazendo hora extra, critica Barbosa, da Triad PS.

Lúcia Mendes, da consultoria Quality Training Recursos Humanos, aconselha sempre preparar uma pauta do que deve ser tratado na reunião, compartilhá-la previamente com todos os envolvidos e escolher um responsável por liderar o encontro.

Mendes também recomenda abordar as pessoas prolixas, que costumam atrasar o andamento das reuniões, e conversar sobre o problema com elas, para que possam mudar o comportamento.

4. VÍCIO DE E-MAILS
Ficar de olho na caixa de entrada é um vício que muitas vezes passa despercebido. Não é preciso ler o e-mail assim que ele entra, você pode estipular alguns períodos do seu dia para fazer isso, afirma Takaishi, da Stato.

Outra dica é classificar as mensagens, fazendo com que e-mails do chefe, por exemplo, entrem em uma pasta que você olhe com maior frequência.

Isso libera tempo para colocar o pé no acelerador em projetos mais importantes, diz Meira, da Franklin Covey.

Os especialistas dizem que é um erro tratar a caixa de entrada como uma lista de tarefas. Se o e-mail exigir apenas uma resposta, faça-o nos intervalos estipulados para ler as mensagens; se ele exigir uma outra ação -levantar alguns dados, por exemplo- crie uma tarefa e a acrescente a suas metas.

5. COMIDA PESADA
Até o hábito aparentemente inofensivo de almoçar pode ser um inimigo da produtividade. Uma alimentação pesada, que envolva muitos carboidratos e gorduras, dificulta a digestão e aumenta a sonolência, afirma Lúcia Mendes, da Quality Training Recursos Humanos.

Ela recomenda refeições mais leves, como um lanche natural, e de alimentos que forneçam energia para o cérebro ao longo do dia, como barras de cereal, proteínas e gengibre.

6. PRESSA E IMEDIATISMO
Partir direto para a ação pode parecer positivo, mas é um dos piores hábitos para quem deseja ser mais produtivo. Quem pensa pouco antes de fazer uma tarefa aumenta a probabilidade de cometer erros e de ter que fazer trabalho extra depois.

7. MÁ GESTÃO DO TEMPO
As atividades devem ser classificadas entre importantes, urgentes e circunstanciais, recomenda Christian Barbosa, autor do livro A Tríade do Tempo (Ed. Sextante, R$ 30, 256 págs.).

Quem não consegue fazer essa diferenciação acaba ficando refém daquilo que é urgente – demandas que surgem no dia, mas que não estão ligadas a projetos mais importantes, de longo prazo, que têm maior valor para o profissional e para a empresa.

Para organizar o tempo, a recomendação é dedicar no máximo 20% do dia a tarefas urgentes, negando-se assumir mais que isso.

O que for circunstancial (algo que não lhe traga nenhum benefício direto, como receber uma visita inesperada no escritório) não deve ocupar mais que 10% do seu tempo. Os restantes 70% devem ser dedicados a tudo o que for importante.

8. ESCRITÓRIOS ABERTOS
Os ambientes sem divisórias pioraram muito a produtividade e não melhoraram a comunicação, diz Barbosa, da Triad PS. O maior problema é que esse tipo de espaço favorece a distração: barulhos como um telefone tocando ou colegas conversando fazem o profissional perder o foco na atividade e levar mais tempo para retomá-lo, além de exigir mais energia para se manter concentrado no trabalho.

Trabalhos que requerem maior atenção, como os que envolvem muitos detalhes, são os que mais sofrem com a situação, porque a dispersão aumenta a chance de errar. Takaishi, da Stato, recomenda o uso de fones de ouvido. Para as empresas, Meira, da Franklin Covey, sugere a criação de uma sala separada, com portas, onde atividades que exijam maior concentração possam ser realizadas.

9. REDES SOCIAIS
O problema das redes sociais é que elas distraem o profissional do trabalho e tiram o foco do que precisa ser feito. Impedir o acesso a elas, contudo, é impossível e mesmo contraprodutivo. A pessoa vai ficar pensando no que está acontecendo na rede, diz Yukiko Takaishi, da consultoria de recrutamento e treinamento Stato. O ideal é que o profissional separe intervalos de tempo para checar essas páginas.

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