Como tornar reuniões de trabalho mais produtivas
Segue abaixo algumas dicas para tornar as reuniões de trabalho mais produtivas:
– Desligue o celular
Sim, desligue. Um dos grandes motivos de reuniões sem resultados efetivos, são as distrações durante esse período e um dos principais motivos é o celular. Ele é uma desatenção constante, tirando o foco do tema principal. Tenham em mente que não serão alguns minutos que prejudicarão alguma tomada de decisão, além de ser falta de educação para quem está liderando a discussão.
– O segredo está no planejamento
Tenha cuidado com a preparação e o planejamento. As vezes a pauta tem dois, três, quatro assuntos a serem discutidos. Foque no principal, conforme o motivo do encontro. Uma forma de facilitar essa escolha é compartilhar com a equipe o tema da reunião, deixando claro por que que ela foi marcada, apresentando um roteiro a ser discutido e o que cada um pode contribuir. Esses são aspectos que devem ser determinados antes mesmo de se marcar um encontro.
– Participantes
Selecione seu público. Os participantes devem ser apenas os envolvidos diretos. Cuidadosamente, certificar-se de que as pessoas que irão participar da reunião precisam estar presentes de forma efetiva. Normalmente, elas distribuem os resultados do encontro com os profissionais indiretamente ligados aos objetivos tratados. Resista à tentação de convidar mais pessoas do que o necessário.
– Horário
Uma reunião de trabalho deve ter hora para começar e para acabar. A primeira coisa que se deve fazer é comunicar a equipe a duração estimada. O responsável deve estar presente antes do tempo marcado, e, principalmente, iniciar a conversa no horário previsto. Uma recomendação positiva é iniciar as reuniões no início da manhã ou início da tarde, mas preste atenção para que elas não aconteçam muito mais no final do expediente, pois os funcionários tendem a ficar ansiosos para encerrar mais um dia de trabalho e muitas vezes