Funcionários a mais ou a menos geram prejuízo; saiba montar a equipe ideal
Ter funcionários a mais ou a menos pode afetar as finanças da empresa de várias formas. Se o trabalho for pouco para o tamanho da equipe, fica caro manter os colaboradores. Se a equipe estiver sobrecarregada, o volume de vendas e até a qualidade dos produtos ou serviços podem ser afetados, ou a empresa pode ter custos altos com horas extras.
Pequenas empresas têm vantagens na hora de acompanhar as atividades dos funcionários, justamente por causa do número reduzido de pessoas e da proximidade entre funcionários e gestores, segundo Ana Paula Pagan, gerente da consultoria de Recursos Humanos StautRH. Ela diz que reuniões semanais com a equipe e o acompanhamento de tarefas e prazos por parte do gestor são as melhores maneiras de saber o que cada um está fazendo.
“Passar perto da mesa do funcionário e ver que ele está numa rede social ou ouvindo música não significa que ele está ocioso. O ideal é fazer reuniões de equipe semanais para saber as atividades de cada um nos próximos dias. O empregador tem que avaliar a produtividade de cada pessoa e a entrega”, declara.
Algumas empresas possuem softwares específicos para esse tipo de gestão, como “Timesheet”, que registra as atividades e o tempo gasto em cada uma, e “To do”, que lista as atividades que precisam ser feitas e o prazo. Entretanto, esse métodos burocratizam as relações de trabalho, o que pode ser um tiro no pé do pequeno empreendedor que quer reter talentos, de acordo com Pagan.
“Bons funcionários optam por trabalhar em pequenas empresas por causa da flexibilidade e do relacionamento próximo com o dono e os gestores.”
Negócios sazonais exigem ainda mais acompanhamento
Não existe fórmula para calcular o número ideal de funcionários para a empresa — tudo depende do tipo de negócio, da fase em que a empresa está, da sazonalidade e da perspectiva de fechar novos contratos.
Alex Todres, sócio-fundador da ViajaNet, agência de viagens online, encontrou no rodízio de funções a solução para as mudanças sazonais do negócio, já que as demandas variam com as temporadas turísticas. De tempos em tempos, seus funcionários são realocados, de acordo com a necessidade de cada área.
Durante as férias escolares e feriados, é necessário um número maior de atendentes no SAC (Serviço de Atendimento ao Cliente) para dar suporte aos passageiros que estão viajando. Em outros meses do ano, aumentam as vendas, o que exige reforço na área comercial.
“O rodízio de funções é a saída que encontramos para não precisar contratar profissionais para cada área nos momentos de maior necessidade e ter que dispensá-los quando a demanda cair, até porque contratar ou demitir tem um custo elevado para a empresa, sem falar no tempo de treinamento e adaptação do colaborador”, afirma Todres. A empresa emprega 300 pessoas.
Para avaliar a necessidade de funcionários, a ViajaNet utiliza índices próprios que medem o desempenho de cada área. “No call center, contamos o número de posições de atendimento, o número de ligações e o tempo que o cliente espera antes de ser atendido. Na área de vendas, o valor vendido é dividido entre o número de funcionários, por exemplo”, diz.
Para a gerente da consultoria de RH, dar aos funcionários outras funções enquanto o volume de trabalho está baixo é uma boa saída. “Pode ser organizar arquivos e propostas, pesquisar novas ferramentas no mercado e outras oportunidades para melhorar o negócio. Os funcionários ficam motivados com essas novas atividades”, diz Pagan.
Sinais mostram se funcionários estão ociosos ou sobrecarregados
Pagan afirma que fazer muitas paradas para lanche durante o dia, organizar piqueniques no trabalho, fazer ou receber muitos telefonemas pessoais, agendar consultas médicas sem ter uma necessidade pontual são sinais de que a equipe está com pouco trabalho.
Por outro lado, segundo a consultora de RH Cíntia Bortotto, o aumento no número de horas-extra, atraso nas entregas, comprometimento de metas e funcionários doentes são sinais de equipe sobrecarregada.
“O funcionários são um custo fixo para a empresa, então, quanto menos, melhor. Mas o empreendedor não pode correr o risco de ter que se dedicar a tarefas rotineiras e não vender. Para contratar, é importante ter um descritivo do cargo e suas atividades e quanto tempo duram, aproximadamente. Assim, ele terá dimensão do volume de trabalho”, afirma.
Alternativas ajudam a diminuir gastos com funcionários
Alguns optam por contratar funcionários com menos experiência, para poderem pagar salários menores, mas segundo Bortotto, nem sempre essa é uma boa decisão estratégica.
“Quanto antes o empreendedor profissionalizar a empresa, mais chances ele tem de crescer com velocidade. É bom capacitar e desenvolver funcionários se tiver tempo, mas depender só de um funcionário júnior é ruim. A empresa pode ser percebida pelos clientes como não profissional.”
Ela diz que contratar serviços e não pessoas é uma maneira da empresa gastar menos. “Terceirizar atividades que não são o negócio principal e contratar consultorias são opções”, afirma.
Ana Paula Pagan diz que é possível procurar outras formas de realizar serviços, sem necessariamente empregar pessoas, já que o custo da contração de acordo com a CLT (Consolidação das Leis Trabalhistas) fica pesado para o empreendedor.
“Existem outras maneiras, como acordar uma remuneração fixa mais variável, fazer do empregado um associado da empresa, contratar empregados temporários e serviços. É só checar a lei e ver o que ele pode fazer na sua área de atuação”, afirma.